一開始文件不多，大家靠記憶、靠對話、靠「某某應該知道」就能撐過去。但公司一變大，表單管理變多，跨部門文件管理就開始失控。行政找不到最新版，人資不知道誰保管，主管臨時要資料，大家只能一路往下問。這時候表面上像是文件太多，實際上是公司文件管理沒有規則。文件分類不清、文件管理流程不明、責任人未指定，才是效率下滑的真正原因。