開會是浪費時間,還是提升效率?三大重點,讓時間也能花在刀口上!

筆者/海編小蝦米|有創意內容行銷|2022-21-25|圖片來源:Freepik

工具準備不週全,開會就是浪費生命!
做到對的事情,讓效率提升三倍!

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不要讓開會變成老闆的個人秀
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無論是什麼規模或產業的公司/門市/組織,會議都是一種與平行、上下溝通的方式,筆者過去任職過大大小小的公司,有些公司會議多起來,甚至從小組會議到部門會議、跨部門會議、週會、晨會、提案會、核心會⋯⋯一週要開的會議,至少得用上兩隻手指頭才數得完。
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但是會議多,就是好嗎?
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從老闆端來看,我們需要釐清會議目的是什麼,並記住,會議並不是老闆的個人秀,而是要有效傳遞欲溝通的事情給自己的人員,並對其產生共鳴和擁有相通的認知。當確定目標後,再去準備相對應的工具及運用,才能更有效地運作事情。
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三張工具表,讓會議運作更順暢
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・會前通知|前置
所謂的會前通知,有些方式是簡單迅速,在Line上敲幾個「近來開會」的字就可以解決,但我們捫心自問,像是這樣臨時又唐突的討論,除非是在有一定默契或熟悉程度上,難道真的可以幫助公司運作得更順利嗎?站在人員的角度,被傳喚至開會的當下,他可能正在進行某個重要的工作,在順利進行的時候,被打斷的人員,能夠在會議結束回座位後,毫無困難的銜接嗎?甚至,在開會時,人員可能還會心繫著被打斷的工作,而無法全心投入會議。(別再來一場說開就開的會,提前準備、效率更優
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會前通知的意義,除了提早告知與會人員要開會的事情外,也是要讓他們可以知道會議的內容與目的,讓人員能提早做好心理準備與資料查詢,幫助會議能在快狠準的情況下進行。
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・會議記錄|過程
常常很多人會覺得會議紀錄是很不必要的,每個人員自行筆記即可,為何還要安排一個專門紀錄的人呢?這是因為,每個人的認知與理解都不一定一樣,若這個人員和那個人員,在某件工作上的執行方式沒有同樣的思想,各記各的,結果導致工作結果不一致,那豈不是浪費了會議的時間。每個與會者,固然理應要做自己的紀錄,但由主管級單位安排一位負責總紀錄的執行,其目的是為了讓所有的會議資訊,都能有個依據,而不會造成各說各話的窘境。(記錄會議過程,成為所有人員認知的核心依據
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・企業公告|後續
當會議結束後,過去我們可能就是老闆一聲解散,大家各自鳥獸散,方才可能討論的各種事項,就全憑記憶來執行,甚至更糟糕,根本不記得自己要做些什麼,企業公告的存在,就是為了幫開會做一個完美的句點。透過會議記錄的文字,萃出最終的結論,並將其以公告的方式張貼佈達。(精準佈達!讓每次會議都有一個可以追蹤的結論)長遠來看,除了替當下每次的會議留個記錄以外,更能在日後需要時,回頭檢視每個會議的結論與專案執行追蹤。
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