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內部溝通百百種,你的公司最適合哪幾種?

筆者/海編小蝦米|有創意內容行銷|2021-07-07|圖片來源:Freepik

NG會議浪費時間和精力!

別把公司效率都花在錯誤行動上!

 

提到開會,人員就避之唯恐不及?

各位,十分鐘後會議室集合開會——是的,每當這句話,從視窗或主管嘴裡出現時,很多人員不是偷偷翻白眼,就是在抱怨又要浪費時間了!大部分的人都不喜歡開會,很大一部份的原因是因為會議被認為是沒用且無意義的,與其把時間花在聽老闆囉唆,倒不如讓人員好好工作!

 

或許我們應該重新思考一下,會議的本質是什麼?

 

開會其實是「組織內部溝通」的一種媒介,透過一個主題,將相關人員聚集,並進行討論。而會議的目的都是為了「會而有議、議而有決、決而有行」,有時人員會覺得開會沒有意義,部分原因是因為每次會議後所決定的事情,卻從來沒有被追蹤執行程度,就是沒有真正的「結果」。

 

當這種情況發生次數越來越多的時候,人員就會開始質疑開會是為了什麼?( 內部溝通這幾類,哪些你的公司最需要!

 

開的好,不如開得巧

我們可以將內部溝通的會議模式詳列出來,從跨部門會議到單部門會議,或以時間做區分的年度、季度、月份,小至週會議,而公告佈達事項,也是單向道的一種組織內部溝通模式!

 

每一種會議除了開辦週期,可以根據公司類型或事件做時間設計外,參與人員也必須經過思考分配,畢竟誰都不想參加一個與自己「一點關係也沒有」的會議,不但文不對題,對其他參與人員也沒有任何幫助。比如,核心會議需要參與的人員,就是公司領導者與管理層,不需要讓基層人員參與。

 

至於負責舉辦會議的權責單位,也必須確定。畢竟大部分的會議,都不是任何人都可以自發性地舉辦,從關係大到全體人員都要參與的年度會議,要由總經理發起,交由行政單位執行外,小至小組專案會議,也是需要專案負責人發起並邀約組員加入。

 

當每場會議的主旨都能完善達到時,就不會是浪費時間的會議,而是真的有效利用、精準運作的溝通媒介!召開會議也不能像開頭文章那樣,只是一句訊息或口頭就發起的,試著設計一套召開流程,確保每次會議都能順利進行吧!


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延伸工具:會議召開表格工具包

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