筆者/伊編|有創意內容行銷|2022-08-17|圖片來源:有創意投資

在群組中佈答訊息,遭到已讀不回,然後同樣的問題犯了再犯?

😤 我昨天才在群組中佈達『這個絕對不能PO網』,為什麼今天開始瘋傳!

🥹有嗎?我沒有看到啊!你傳在哪裡?

是不是常有這個困擾?

  • 公司群組太多,但又不是每個都跟自己相關,因此常不小心忽略
  • 有看到訊息,但好像跟自己沒有這麼相關、或是不曉得如何回應,乾脆放著不理
  • 群組實在太多,直接沒看到

為了要區分公司業務別,而區分不同的群組是無可厚非,但發生以上事件時,其實有以下對應方式可以處理。

群組命名很重要

有機體輔導客戶時,第一次看到滿滿的群組嚇了一跳,但卻無法馬上辨識出群組功用以及成員,如

  • 王大明、陳大美、王秋秋討論群
  • 王大明、陳寶、王雷、王秋秋討論群
  • XXX公司群

然後,每一個群組都能看到午餐揪團、閒聊、客戶狀況討論或是公司政策發布,想請問大家,這樣的群組,開了有用嗎!

若想調整這個問題,你可以將群組名改為

  • (公司名稱)核心群組:主要討論公司決策方向、此群組的人皆符合『主動』、『有想法』、『與公司向心力一致』的人
  • (公司名稱-部門名稱):所有跟部門相關的事情一率在此發布,切勿發出不相關的內容。
  • 其他:請切記,群組內容一定要跟群組名稱對應,千萬不要發送不相關訊息。

群組名稱及內容對應管理得當,未來找訊息、找相關資料時,速度會非常的快。

tag相關人員很重要

每一個人的群組真的爆炸多!只要沒有及時看訊息,對話早不知道被往後到哪裡去。請善用『@名稱』這個功能。

有機體遇到有客戶員工回覆『不知道啊~我沒有看到訊息,你有跟我說嗎』

回頭檢視發現,客戶的確有說,但是在一個20人群組中,針對某位員工進行事項交辦….

公司群組中的每位成員都有回覆的訊息的義務,但如果你善用『@名稱』,會更無含糊空間且更快速地被注意到。

請設定『多久時間內未回覆』,打電話通知吧!

公司每位成員都有自己的定位與忙不完的事,若沒有及時看到訊息,有時也能體諒。但請每間公司都要記得,定義『標準回覆時間』,若沒有確實回覆『收到』、『完成回報』『處理回報』等,請直接打電話吧!

每位成員都有完成工作的義務,對方沒有回覆請自己追蹤,千萬不要有『他沒回,我沒追,事情擺一邊』的狀況發生,而這些事項,應該在新人進入時,即提出說明與規範。

每位成員對於『回覆』、『了解』、『負責』的定義皆不同。要避免因為認知落差而氣死,就把它訂清楚吧!

延伸閱讀:門市完全沒制度,如何跨出第一步?
延伸閱讀:員工老說他很忙?3訣竅破解員工敷衍話術


公司群組跟人員習慣已經養成,該如何改善現況?

👉跟有機體顧問聊聊
由顧問免費提供30分鐘諮詢,協助你釐清現況與改善方式。

© 2021 版權所有 - 有機體企業品牌顧問